ورشة عمل الكترونية..

برعاية السيد رئيس جامعة القادسية ا د. كاظم جبر الجبوري المحترم

وبأشراف السيد عميد كلية القانون اد.نظام جبار طالب الموسوي المحترم

أقامت كلية القانون جامعة القادسية ورشة عمل إلكترونيه تحت عنوان:

                   ((لغة التخاطب في الكتب الرسميه))

يوم السبت الموافق 16/5/2020 الساعة الرابعة وباستخدام  تقنية (( ZOOM MEETING ))

وتناولت هذه الورشة كيفية صياغة الكتب الرسمية بأسلوب دقيق من سلامة اللغة المستخدمة بالإضافة الى سلامة صياغتها الادارية والقانونية.

وتهدف هذه الورشة في مجملها الى تجنب كثير من المشاكل اللغوية او الادارية او القانونية وكذلك مشكلة افشاء مضمون بعض الكتب الرسمية التي قد ترافق تحرير الكتب الرسمية كما تهدف هذه الورشة الى بيان مفهوم الكتب الادارية بوصفها احدد انواع المراسلات الادارية وكذلك التطرق  الى الاشخاص المكلفين بتحريرها وماهي الشروط التي ينبغي نوفرها فيهم من اجل تحرير كتب ادارية سليمة من النواحي اللغوية والادارية والقانونية. ولما كانت اللغة العربية هي اللغة الرسمية في كل مخاطبات الدولة العراقية فإن ضبطها لغة وكتابة يعد من الامور البالغة الاهمية في تحرير نص الكتب الرسمية والتي قد تحمل بين طياتها القوانين الرسمية والقرارات والتعليمات المستجدة بالإضافة الى السياسات المتبعة. وبالتالي فإن الاخطاء اللغوية قد تؤدي فعلا الى تغيير تفسير الكتب الرسمية. لذلك يجب الارتقاء بلغة نص الكتب الرسمية عن اللحن والزلل ولأنها تعد كمرآة تعكس صورة كاتبها بشكل خاص وصورة الجامعات والدوائر الرسمية الاخرى بشكل عام. وعلى ذلك فكفاءة الاشخاص الذين يحررون الكتب الرسمية لا يمكن ان تقاس الا من خلال درجة سلامة لغة الكتاب المحرر وكذلك الاسلوب واختيار مفردات وتعابير معينة تتناسب مع المكانة السياسية او العلمية او الاجتماعية او غير ذلك من اعتبارات تتعلق بشخص المرسل اليه. والكفاءة ايضا تؤدي الى فهم واضح وسريع لمضمون الكتاب الاداري. ولكن هناك بعض الكتب لا يكتفى فيها بالكفاءة او الخبرة لتحريرها بل يجب ان تتضافر سمات اخرى في شخص محررها الا وهي الامانة والحرص في الالتزام بتعليمات واوامر الرئيس الاداري, وهذه هو حال الكتب السرية بما يؤكد ضمان عدم انتهاك سريتها بالإفشاء.

وقد حاضر في هذه الورشة كل من :-

م د.فرقد عبود عواد التدريسي في كلية القانون

م د. سندس محمد عباس التدريسية في كلية القانون

 وقد تمخضت هذه الورشة عن  جملة من النتائج التوصيات التي رافقت هذه الورشة:

1. الكتب الرسمية هي شكل من اشكال التواصل بين المعنيين بها بين الجهات الرسمية حصرا ومن الممكن ان تكون ورقية ام الكترونية ولكن بشروط معينة.
2. ان الكتب الرسمية تختصر الوقت والجهد والمسافة, وبالخصوص تلك الالكترونية, لشرح وايضاح ما تريده احدى المؤسسات العامة من مؤسسة اخرى. ان الكتب الرسمية تعتبر وثيقة قانونية مهمة قد تستخدم كوسيلة للدفاع او الاتهام.
3. يؤثر الخطأ اللغوي سواء اكان املائيا او نحويا او دلاليا في معنى النص تأثيرا واضحا بحيث يؤدي الى قلب الدلالة وتحويلها الى غير مقصدها وبالتالي يدخل النص في التوهم واللبس
4. تتفاوت نسبة تكرار الاخطاء في الكتب الرسمية بين دوائر المؤسسات الرسمية بحسب المستوى التعليمي لشخص الكاتب, ومستوى تدقيق القارئ المسؤول عليها. كما تتفاوت نسبة تكرار الاخطاء اللغوية تبعا لنوع الخطأ, فقد بلغ عدد الاخطاء الدلالية النسبة الاعلى منها ثم تلتها الاخطاء الاملائية واخيرا الاخطاء النحوية والصرفية.
5. تختلف صيغة الكتب الادارية بحسب المستوى الاداري المرسل او المرسل اليه. فالتخاطب من مستوى اداري اعلى الى مستوى اداري ادنى تكون بصيغة الامر والتقيد والتنفيذ بدون مناقشة, وطبعا المسؤولية تقع على مصدر الامر او الكتاب متى ما بين الموظف المختص عن طريق مطالعة معينة اوجه مخالفة القانون مثلا, اما اذا كانت من مستوى اداري ادنى الى مستوى ادارى اعلى فيكون التخاطب بصيغة عرض الامر او طلب الموافقة على مقترح معين.
6.       ان من اهم شروط كتابة المراسلات الادارية هي الاختصار, الوضوح, الدقة, البساطة. ان من اهم مراحل كتابة المخاطبات او المراسلات الادارية هي : التخطيط, تحرير المسودة, المراجعة الاولية, المراجعة النهائية.
7.       يجب الاهتمام باختيار العناصر الادارية الكفؤة والتي تقوم بمهمة اعداد وكتابة الكتب الرسمية. وبالتالي سوف يتم اختيار العبارات المناسبة للكتاب الرسمي حسب الشخص المرسل والمرسل اليه. وليس هذا فحسب بل ان ذلك سيؤدي الى فهم الكتاب الاداري الوارد وبالتالي سرعة ودقة الاجابة وفقا لمضمونه.
8.       من بين اهم الشروط التي تتوفر لدى الشخص الذي يحرر المراسلات او المخاطبات الادارية هو معرفته الجيدة جدا باللغة العربية من اجل سلامة الصياغة الاملائية وفقا لقواعد اللغة العربية. وبالتالي يجب ضبط قواعد الكتابة الاملائية واللغوية والدلالية وكذلك الترقيم لأهمية ذلك في تغيير فحوى الكتب الرسمية. وكذلك الحال بالنسبة للكتب الرسمية او المراسلات التي تحرر بلغة اجنبية حيث يشترط الالمام الكافي بقواعد تلك اللغة التي يتم بها تحرير الكتاب الرسمي.
9.       يجب على الشخص الذي يحرر المراسلة الادارية ان يعرف جيدا لمن يتم تحرير الكتاب الاداري؟ ومن صاحب الصلاحية بإجابة مضمون الكتاب الاداري؟ وماهي المستويات التي يحق له مخاطبتها اداريا؟.
10. يجب استخدام عبارات واضحة المعالم عند كتابة الكتب الادارية كون ان استخدام عبارات مبهمة (الاسبوع القادم, الايام المقبلة, م.م., الخ.. من التعبيرات المبهمة) قد يثير الارباك في العمل الاداري, لذلك فان مسالة تحديد التاريخ والوقت والوصف الدقيق بكلمات كاملة وواضحة من المسائل الضرورية والمهمة في تحرير الكتب الرسمية. مع ملاحظة الالتزام بالمختصرات الرسمية التي ترد بكتب رسمية من المراجع الادارية العليا.
11.  يجب اختيار الموظفين الاكفأ والاكثر امانة والتزام بتعليمات واوامر رئيسه الاداري الاعلى, فذلك الموظف سيتولى مهمة التخاطب في الكتب السرية نظرا لحساسية هذه المهمة, حيث ان الكفاءة هنا لا تكفي للحفاظ على السرية متى كان الموظف مثلا لا يمكن الوثوق به لتحرير وحفظ هذه المراسلات السرية.
12. يجب اقامة دورات ادارية للموظفين متخصصة لبيان كيفية كتابة الكتب الرسمية بين الجهات الرسمية, حتى يمكن اعداد كادر موظفين متخصص في هذا الموضوع يكون بإمكانه ملافاة كل سلبيات التخاطب الاداري. ومن ضمن هذه الدورات بالتأكيد ما يتعلق بكيفية تحرير الكتب الرسمية من حيث سلامة اللغة المستخدمة لتجنب الاخطاء وعدم الوقوع فيها او التهاون معها.
13.  بالإمكان ايضا وضع دليل لكتابة الكتب الرسمية ووضع نماذج تتضمن اغلب الكتب الرسمية التي يتم تداولها بين الجهات الرسمية, مع بيان الاخطاء التي رافقتها من اجل تلافي ذلك في المستقبل, حتى يتمكن محرر الكتاب الرسمي من الموظفين من الاستفادة منه في تحرير الكتب الادارية الرسمية المختلفة, وبالخصوص تلك المتعلقة بدائرته.